El papel de los acompañantes en los eventos

Cuando organizamos un acto siempre hemos de indicar en la invitación si esta es individual o incluye también un acompañante.

En función de si se trata de un acto de carácter social, empresarial, oficial o familiar, existen diversas formas de considerar a los acompañantes. De este modo, si se trata de una familia o de un grupo de antiguos alumnos, por ejemplo, no se plantea ningún problema mientras que si estamos ante un acto en el que se ha ordenado a los asistentes por riguroso orden de precedencia se podría generar malestar o, incluso, alguna trifulca.

En general, en los actos a los que acuden autoridades de relevancia sus acompañantes ocupan un lugar junto a las mismas aunque también existe la posibilidad de reservar un lugar “destacado” entre el resto de los asistentes para dichos acompañantes.

Funeral por Calvo-Sotelo en 2008

 

En otras ocasiones, cuando los acompañantes no tienen cabida, lo que se hace es preparar una actividad alternativa para estos, con la finalidad de que estén entretenidos mientras los invitados acuden a un acto exclusivamente destinado para ellos.

¿Y qué ocurre cuando a última hora algún invitado aparece con acompañante por sorpresa? Le buscaremos un sitio de forma que el orden establecido para el resto de asistentes no se vea alterado en gran medida y, por supuesto, la persona comprenderá su ubicación “especial” aunque no le corresponda.

La importancia de la precedencia

Cuando organizamos un acto de carácter oficial es muy frecuente que nos encontremos con autoridades que buscan protagonismo y quieren ocupar una precedencia superior a la que les corresponde realmente. La creatividad, la paciencia y la persuasión se convierten así en tres características fundamentales que ha de poseer un profesional del Protocolo para salir airoso de este tipo de situaciones.

La precedencia indica la relevancia de una autoridad en relación al resto, lo cual se ve reflejado en la imagen, de ahí la importancia de que cada uno ocupe la posición que le pertenece según la normativa establecida. El Real Decreto 2099/1983 es el que regula el orden de precedencias de las autoridades en los actos oficiales.

Hemos de tener en cuenta, a mayores, el tema de la representación, es decir, una autoridad no ocupa el puesto de otra sólo por ir en su nombre. La única representación que se admite sin discusión es la de Su Majestad El Rey.

La innovación en el Protocolo

Debido a la constante evolución tecnológica presente en la sociedad, hemos de plantearnos nuevos retos de cara a la gestión del Protocolo y de la Organización de Actos. Así, entra en juego la creatividad como punto fuerte de apoyo en el diseño del evento, pero sin olvidar que siempre debe ser adecuada y orientada a la consecución del objetivo.

Crear un acto dinámico, atractivo y de buen gusto influirá en el éxito del mismo al igual que la posibilidad de interacción de los asistentes. La tecnología pone a nuestra disposición elementos y sistemas que le pueden dar un giro positivo de 360º a nuestro evento (por ejemplo, una pantalla táctil gigante que permita al invitado interactuar) y hacer que los participantes se sientan totalmente integrados.

Hoy en día no es fácil sorprender y el público fácilmente se aburre, por ello no sólo es importante introducir nuevos elementos sino que también podemos jugar con los que ya tenemos desde una perspectiva diferente.

El banquete como acto empresarial

En la actualidad es muy frecuente que nos encontremos con empresas que negocian, llegan a acuerdos, celebran acontecimientos, etc. en torno a una mesa. Y es que una buena comida agrada a cualquiera y genera una predisposición positiva.

Pero ¡ojo! El menú debe ser ligero y adecuado a la ocasión. Platos demasiado pesados provocan somnolencia y déficit de atención, perjudicando así la consecución del objetivo.

Tampoco podemos perder de vista la preparación del escenario en el que tendrá lugar el acto. Deberá ser un espacio tranquilo y que permita la privacidad de las conversaciones. Asimismo ha de ser luminoso y acogedor.

En cuanto al tipo de mesa, es preciso reflexionar y conocer el número de comensales y el objetivo que se busca. Por ejemplo, si estamos ante un almuerzo al que acuden seis personas, será adecuado contar con una mesa redonda pero si vamos a dar cabida a veinte personas, diez de nuestra organización y diez de otra, será más apropiado utilizar una mesa rectangular de delegaciones en la que sentemos equiparadamente a los cargos de ambas entidades.