Reflexiones acerca de la organización de actos

A la hora de organizar un evento es preciso que tengamos claras tres cosas: quién lo organiza, por qué normativa se rige el Protocolo en el ámbito en el que se enmarca y cuál es el objetivo que pretendemos alcanzar.

• Quien organiza: partimos de la máxima de que “quien organiza preside”, por ello, toda configuración de precedencias se realizará atendiendo a ello. Si bien el organizador, el cual recibe el nombre de anfitrión, puede ceder la presidencia si así lo considera oportuno en beneficio de su objetivo o imagen, no está obligado a ello salvo que se cuente con la presencia de Su Majestad el Rey.

• Normativa: cada ámbito del Protocolo se rige por unas normas, siendo la más conocida el Real Decreto 2099/83, el cual establece las precedencias de las autoridades en los actos de carácter oficial.

• Objetivo: debemos delimitar qué es lo que queremos comunicar o conseguir a través del evento. No olvidemos que los actos son un mero medio de transmisión de mensajes, motivo por el que todo debe configurarse en favor del mismo.

Todo ello consolida la base de nuestro trabajo como profesionales del Protocolo y la Organización de Actos, por lo que, si no otorgamos solidez a esta tríada de aspectos, todo lo demás carecerá de sentido y será hecho en vano.

El Protocolo Social

El Protocolo adquiere su máxima expresión durante el desarrollo de los actos de carácter social, ya que determinará su éxito o su fracaso. Por ello, una buena preparación previa se hace imprescindible para prever todos los potenciales problemas y evitarlos o, al menos, saber reaccionar correctamente ante ellos.

Todo evento, sea del ámbito que sea, tiene su parte de carácter social, puesto que reúne a un grupo de personas que han de relacionarse entre ellas. Son precisamente estas relaciones las que pueden salvar o condenar el evento. Por tanto, existen una serie de normas que nos garantizan la buena ejecución. A continuación detallamos los pilares básicos a tener en cuenta.

El primer paso es conocer y aplicar el R.D. 2099/83, el cual establece las precedencias de las autoridades oficiales en los actos, pero no debemos olvidar que quien organiza el acto es quien preside y que, dependiendo del tipo de acto, puede haber variaciones. Por ejemplo, si se trata de un evento empresarial podemos intercalar autoridades oficiales con cargos de la empresa.

El segundo paso es respetar y tener educación. Siempre debemos tratar de usted, sonreír, aportar datos que faciliten la conversación cuando presentamos a varias personas, cuidar los modales, hablar correctamente, etc.

El tercero y último es tener sentido común. Todo se puede solucionar pensando antes de actuar pero en ningún caso debemos perder la calma. Si sucede algo inesperado debemos actuar con naturalidad, justicia y criterio, y si la culpa ha sido nuestra siempre será bien recibida una disculpa.

La utilidad del Protocolo como herramienta de gestión

Comenzaremos partiendo de una base: ¿qué es el Protocolo? Es una herramienta para hacer práctica nuestra vida en cualquier ámbito. ¿Y por qué es útil? Porque nos proporciona una serie de normas y pautas reguladas bien por ley o bien por la tradición y la costumbre que nos facilitan las relaciones sociales y la convivencia con el resto de los seres humanos.

Ahora bien, cuando hablamos de Protocolo hemos de tener siempre presente que no es una ciencia exacta, no se trata de un concepto rígido, si no que permite diferentes interpretaciones siempre y cuando se realicen en base a un criterio. Son muchos los profesionales que conciben de forma muy distinta, por ejemplo, la ubicación que deben tener los cónyuges en los actos o simplemente la aprobación o no de que a una mujer le corresponda su precedencia en una esquina. Por ello, es importante tener la mente abierta y pensar, utilizando el sentido común, qué es lo más adecuado de cara a cumplir el objetivo del evento en cuestión.

¿Y qué nos aporta el Protocolo? Contribuye a transmitir la imagen que queremos ante nuestro público pero, si vamos más allá del conjunto, veremos que las repercusiones de una correcta gestión en este ámbito suponen el crecimiento individual de la persona. Esto es, supone una mejora de la comunicación del individuo con el entorno, un aumento de la seguridad en uno mismo y de naturalidad, una mayor puntualidad y un incremento tanto de la elegancia como del arte del saber estar, entre otros.

Así pues, dejemos de lado la visión del Protocolo como algo estático y anticuado, y disfrutemos de las posibilidades que nos ofrece para afrontar con éxito las diferentes situaciones que se nos plantean día tras día.

¡Bienvenid@s!

Desde la Dirección del Posgrado de Protocolo de la Universidad de Santiago de Compostela hemos creado este espacio a fin de fomentar la importancia del Protocolo en la sociedad actual, de aportar nuestros conocimientos y opiniones en la materia y, por supuesto, dar respuesta a todas vuestras dudas e inquietudes. Esperamos que os sea provechoso y que compartáis vuestras opiniones libremente con nosotros.

Si consideras que el Protocolo es una herramienta muy útil en cualquier tipo de situación y quieres especializarte en ella o ampliar conocimientos, te invitamos a unirte a nuestro Máster en Protocolo y Relaciones Institucionales, o a nuestro Curso de Especialización en Protocolo.

Para más información entra en http://www.usc.es/cptf/Postgrado/CursosPostgrado/Datos2011/Cp34252011-2012g.htm

Muchas gracias y bienvenidos.